Dátum: 28.02.2006
Neziskové organizácie musia klásť pri svojej činnosti veľký dôraz na budovanie vlastnej dôveryhodnosti v očiach zainteresovaných strán. Tými sú všetky subjekty dotknuté činnosťou konkrétnej neziskovej organizácie. Patria sme donori, orgány verejnej správy, iné neziskové organizácie, médiá, ale napríklad aj vlastní zamestnanci, dobrovoľní aktivisti alebo tí, v ktorých prospech nezisková organizácia vyvíja svoju činnosť (angl. beneficiares) a ďalší. V procese budovania dôvery voči zainteresovaným stranám má významné miesto aj výročná správa. Je to jediný ucelený dokument organizácie obsahujúci všetky relevantné údaje o činnosti organizácie za určité obdobie.
Výročná správa neziskovej organizácie má univerzálne využitie. Je nástrojom komunikácie so zainteresovanými stranami, keďže umožňuje neziskovej organizácii informovať o svojom profile, aktivitách, hospodárení, cieľoch, budúcich plánoch atď. Je však využiteľná aj v procese získavania finančných prostriedkov alebo pri vytváraní imidžu organizácie. Je to však zároveň aj dokument, prostredníctvom ktorého sa zainteresované strany môžu dozvedieť viac o histórii neziskovej organizácie, o jej vývoji, dosiahnutých cieľoch a podobne, a to porovnaním viacerých výročných správ. Z uvedeného je zrejmé, že obsah tak široko využiteľného dokumentu, akým je výročná správa, je veľmi dôležitý. Aké informácie by teda mala obsahovať?
Určite nie iba tie, ktoré od neziskových organizácií vyžaduje súčasná legislatíva. Ak má výročná správa spƒ∫ňať moderné požiadavky na informovanie zainteresovaných strán, je potrebné, aby obsahovala omnoho viac informácií, než je zákonom požadované. Výročná správa sa obvykle skladá z dvoch častí – tzv. prezentačnej a finančnej.
Prezentačná časť výročnej správy
Je vecou každej organizácie, akú obsahovú štruktúru si zvolí, poradie informácií by však malo mať istú logickú postupnosť. Výročné správy spravidla začínajú príhovorom najvyššieho predstaviteľa organizácie. Príhovor by mal definovať prostredie, v ktorom sa realizovali aktivity organizácie a zároveň by mal načrtnúť budúcnosť prostredníctvom vízie. Nasledovať by mali všetky ďalšie podstatné informácie o organizácii, ako je právna forma, identifikačné údaje, adresa, kontakty atď. Dôležitými údajmi tejto časti výročnej správy sú informácie o vlastníckej štruktúre organizácie a o jej vrcholných predstaviteľoch. Spolu so životopisnými údajmi, ako sú dátum narodenia, pozícia, termín príchodu do organizácie, vzdelanie, odborná prax a ďalšie je vhodné uverejniť aj ich fotografie. Tieto informácie čitateľovi výročnej správy veľa napovedia o tom, akú kvalitu môže organizácia poskytnúť vzhľadom na jej personálne zázemie. Organizáciu tvoria predovšetkým ľudia, preto je pre prehƒ∫benie dôvery prospešné o nich uviesť čo najviac informácií.
Jednou z kľúčových informácií prezentačnej časti výročnej správy sú informácie o získaných finančných prostriedkoch a ich použití, a to v štruktúrovanej forme, napr. podľa jednotlivých realizovaných projektov alebo podobného kľúča. Nejde len o to, aby organizácie poskytli zákonom stanovené informácie, ale všetky informácie dôležité k posúdeniu finančnej situácie a najmä k efektívnosti vynakladaných prostriedkov. V tomto kontexte je dôležitá tretia časť každej účtovnej závierky – poznámky. V poznámkach sa vysvetľujú podstatné náležitosti účtovnej závierky, napr. akým spôsobom organizácia ocenila nepeňažné plnenia, ktoré dostala od prispievateľov (rôzne dary, investičný majetok, hodiny práce a pod.). Nevyhnutné je uvedenie minimálne dvoch posledných období, aby každý čitateľ videl finančný vývoj organizácie v súvislostiach. V tejto časti by malo ísť o informácie, ktoré by mali v dostatočnej miere odhaľovať všetky podstatné okolnosti príjmov a výdavkov organizácie, a to tak na svoju činnosť, rôzne projekty, pomoc iným organizáciám, tak aj na administratívu a nevyhnutné výdavky na chod organizácie. Dôležité je aj rozdelenie výdavkov na prevádzkovú a investičnú časť. Majetok organizácie je dobré rozdeliť na rôzne podstatné skupiny ako napr. pozemky, budovy, kancelársku techniku a pod. Organizácia by mala v dostatočnej miere presvedčiť, že získané prostriedky využíva efektívne a jej náklady na administratívu sú primerané rozsahu jej činností, a to nejakým merateľným spôsobom, napríklad porovnaním vybraných ukazovateľov s inou organizáciou podobného zamerania a veľkosti alebo iným vhodným spôsobom.
Dôležitá časť ročnej správy je popis kontrolného systému v organizácii (ako interného tak aj externého), aby sa zabránilo zneužitiu prostriedkov organizácie a aby sa chránil majetok organizácie.
V práci každej organizácie, vrátane neziskovej, dôležitú úlohu hrajú aj morálne a hodnotové pravidlá, ktoré vo svojej práci uplatňuje. Je to dôležité posolstvo, ktoré by rozhodne nemalo vo výročnej správe chýbať, pretože vypovedá o charaktere organizácie a jej hodnotovom rebríčku.
Dôležité je tiež predstaviť organizáciu ako perspektívneho a spoľahlivého partnera. Perspektíva by mala byť jasne načrtnutá, nemala byť sa však obmedziť iba na očakávané priaznivé okolnosti, ale ak je to odôvodnené, aj na nepriaznivé. Tým, že ich organizácie uvedie, pričom náležite uvedie komentár o spôsoboch, ako ich plánuje preklenúť, môže významne posilniť dôveru voči sebe. Nie nevýznamné sú aj informácie o spoľahlivosti organizácie. Tá by mala deklarovať vhodným spôsobom, že si svoje záväzky, či už voči štátnym a verejným inštitúciám, alebo obchodným partnerom plní. Netreba sa vyhýbať ani citlivým informáciám, akými sú napríklad účasť v súdnych sporoch alebo informácie o negatívnom vývoji záväzkov (pohľadávok), ktoré je potrebné vhodne okomentovať a vysvetliť príčiny. Ak sú tieto okolnosti presvedčivo zdôvodnené, je pre organizáciu lepšie, ak ich uvedie, než aby sa o tom zainteresované strany dozvedeli od tretej strany alebo z médií, častokrát skreslené a bez dostatočného vysvetlenia.
Citlivou oblasťou tiež bývajú informácie o spolupráci so spriaznenými osobami. Mnohé organizácie sa informáciám o takejto spolupráci vyhýbajú, čo je na škodu veci. Ak je spolupráca so spriaznenými osobami pre organizáciu výhodná a je primerane zdôvodnená, nie dôvodu, prečo by takáto informácia vo výročnej správe mala chýbať.
Vhodné je tiež uverejniť stanovy (napr. v prílohe) organizácie, prípadne štatút či nadačnú listinu, v závislosti od charakteru organizácie, alebo aspoň tú časť z nich, ktorá hovorí o použití majetku organizácie v prípade jej zániku. Zainteresované strany by mali vedieť, ako sa naloží s majetkom organizácie, ktorú podporujú či chcú podporiť, ak táto zanikne.
Keďže žiadna organizácia nefunguje bez kontaktov so svojím okolím, je vhodné, ak súčasťou výročnej správy sú aj informácie o spôsoboch a intenzite komunikácie organizácie so svojimi najdôležitejšími zainteresovanými stranami.
Samostatnou kapitolou sú grafické prvky výročnej správy. Je vhodné, aby prezentované informácie boli dokladané fotografiami alebo fotokópiami dokumentov alebo novinových článkov, dosvedčujúcimi pravdivosť uvádzaných údajov. Primeranosť a množstvo uvádzanej fotodokumentácie záleží na individuálnom rozhodnutí každej organizácie, aby bola výročná správa dokumentom nielen s vysokou vypovedacou hodnotou, ale aj na zodpovedajúcej estetickej úrovni.
Záver
V súhrne možno konštatovať, že výročná správa by mala poskytovať verný a pravdivý obraz o fungovaní organizácie, mala byť prehľadná, zrozumiteľná a atraktívne spracovaná. Mala by čitateľa zaujať natoľko, že informácie tam uvedené vzbudia jeho záujem a zostanú v jeho povedomí. Dôležitou vlastnosťou výročnej správy je aj včasnosť jej zverejnenia, t.j. čo najskôr po uplynutí obdobia, za ktoré je vypracovaná.
Veľmi dôležitým atribútom výročnej správy je rovnako jej dostupnosť. Každá, aj tá najkvalitnejšia výročná správa je bezcenná, ak nie je dostupná čo najväčšiemu množstvu subjektov. Z tohto dôvodu má veľký význam jej sprístupnenie na internetovej stránke organizácie, pretože toto médium má výhodu vysokej dostupnosti pre každého záujemcu o informácie.
V snahe prispieť k skvalitneniu informovanosti neziskových organizácií o sebe a svojej činnosti vytvorili organizátori súťaže "Najlepšia ročná správa" osobitnú súťažnú kategóriu venovanú hodnoteniu výročných správ neziskových organizácií. Informácie o tomto projekte sú k dispozícii na www.rocnasprava.sk
Milan Kisztner, Inštitút INEKO
Ľuboš Vančo, KPMG Slovensko